Finanzen der studentischen Gremien

Auf dieser Seite finden Stugen-Finanzer*innen und Mitglieder anderer Gremien (FemRef, AISA, StuKo und AStA) alle Infos, die sie benötigen, um Abrechnungen durchzuführen und darüber, wie und wofür sie ihre Mittel verwenden können. Mein Anliegen ist es, den studentischen Gremien die Arbeit möglichst einfach zu gestalten, damit mehr Zeit für das Wesentliche, z. B. die poltische Arbeit, übrig bleibt. Falls ihr Fragen oder Anmerkungen habt, wie man noch weitere Verbesserungen vornehmen kann, schreibt mir einfach eine Mail an finanzen@asta.uni-bremen.de.

Finanzüberblick

Hier findet ihr eine Übersicht über die Budgets der studentischen Gremien sowie die Einnahmen und Ausgaben. Die Einnahmen und Ausgaben der Sugen im letzten Haushaltsjahr findet ihr in der untenstehenden Excel-Datei:

Gremien-Budgets Stand 6.6.2014 als xls-Datei

Stugen-Finanzen des vergangenen Haushaltsjahres als xls-Datei

Checkliste für Abrechnungen

Checkliste für Stugenabrechnungen

Formulare für Abrechnungen, Vorschüsse und Kostenübernahmen

Bitte beachtet die Hinweise auf den Formularen und im weiter unten stehenden FAQ. Ausgaben und Einnahmen sind immer getrennt abzurechnen, eine Verrechnung ist leider nicht möglich.

Abrechnungsformular für Ausgaben

Abrechnungsformular für Einnahmen (z. B. für die Einnahmen von Partys)

Vorschussformular

Kostenübernahmeformular für KFZ/Musikanlage (die Übernahme setzt eine Absprache und Reservierung beim Kfz- und Musikanlagenverleih voraus, eine unterschriebene Übernahme allein bedeutet nicht, dass Fahrzeug und/oder Anlage auch verfügbar sind)

Weitere Dokumente

Teilnehmer*innenliste

Reisekostenabrechnung

Honorarvertrag

Rechnung

Antrag auf Mittelübertragung

FAQ für Stugen-Finanzer*innen

Wenn ihr eine Frage haben solltet, die sich durch dieses FAQ nicht beantworten lässt oder Unklarheiten bestehen sollten, schreibt einfach eine Mail an finanzen@asta.uni-bremen.de oder kommt zu den Sprechzeiten bei mir vorbei!

Woher kommt eigentlich das Geld?

Im Semesterbeitrag, den ihr jedes Semester überweisen müsst, ist neben den Beiträgen für das Semesterticket oder Studentenwerk auch der AStA-Beitrag enthalten, den die Studierendenschaft für die Erfüllung ihrer Ausgaben nutzt. Aktuell sind das je Semester 12€ pro Person, die dem AStA, den Stugen, den autonomen Referaten und der Stugenkonferenz für ihre Arbeit zur Verfügung stehen. Die Verwaltung der studentischen Gelder übernimmt der AStA, dessen Finanzreferent*in jede Ausgabe auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit prüfen und mit Unterschrift bestätigen muss. Der Etat der Studierendenschaft beläuft sich für das Haushaltsjahr 2015/2016 auf ca. 444.000€. Ein Haushaltsjahr beginnt mit dem Sommersemester, also immer am 1. April und endet mit dem Wintersemester, also am 31. März.

Wie viel Geld hat jeder StugA zur Verfügung?

Nach der Finanzordnung stehen allen Stugen 15 Prozent der Studierendenschaftsbeiträge zur Verfügung. Für das Haushaltsjahr 2015/16 sind dies folglich 3,60€ (2*12€*0,15) pro Student*in, die*der durch einen StugA vertreten wird. Studierende, die zwei Fächer studieren, werden nur bei ihrem Haupt- bzw. Profilfach „gezählt“, Studierende, deren Fächer gleich gewichtet sind (z. B. Lehramtsstudierende), werden jeweils zur Hälfte gezählt. Der Mindestbetrag, den ein StugA erhält, sind 300€. Folglich wird, wenn ein StugA nur eine sehr geringe Anzahl von Studierenden vertritt, dessen Etat auf diese Höhe aufgestockt. Die Zahlen, die als Berechnungsgrundlage zu nehmen sind, werden jedes Semester auf der Seite des Finanzcontrollings der Uni veröffentlicht („Bunte Blätter“). Hieraus errechnet das Finanzreferat dann die Mittel, die den einzelnen Stugen zur Verfügung stehen und veröffentlicht sie als Excel-Tabelle.

Wie kann ein StugA seine Mittel ausgeben?

Die Studiengangsauschüsse an der Uni Bremen führen offiziell keine Konten oder Kassen. Stattdessen werden alle Mittel durch den AStA verwaltet. Auf sein Geld kann ein StugA durch die Einreichung von Abrechnungen zugreifen, woraufhin der AStA dann Auslagen erstattet oder Rechnungsbeträge begleicht. Auch die Auszahlung eines Vorschusses ist möglich, der jedoch innerhalb von 30 Tagen abgerechnet werden muss. Die Abrechnungen müssen grundsätzlich immer durch den*die Finanzer*in eines StugA oder dessen*deren Stellvertreter*in unterschrieben werden, welche*r damit für die sachliche und rechnerische Richtigkeit garantiert. Ein unterschriebenes Protokoll der Wahl auf einer Vollversammlung (siehe Grundordnung) muss dem AStA vorliegen.

Wofür können Stugen ihre Mittel ausgeben?

Die Stugen sollen ihre Mittel dafür nutzen, die Aufgaben der verfassten Studierendenschaft in den Studiengängen und Fachbereichen zu erfüllen. Dazu zählt natürlich als wesentlichster Punkt die Interessensvertretung der Studierenden, aber auch Förderung von Sport & Kultur, Vernetzung und Austausch mit den Fachschaften anderer Hochschulen (z. B. auf BuFaTas) und die politische Bildung. Um diese Aufgaben erfüllen zu können, könnt ihr beispielsweise für folgende Dinge Geld ausgeben:

  • Büromaterial (Tacker, Locher, Papier etc. Hier bitte nicht bei überteuerten Schreibwarenläden kaufen, sondern einfach über das AStA-Büro bestellen, da wir die Preislisten des öffentlichen Dienstes nutzen können.)
  • Inventar (von eurem Etat könnt ihr euch z. B. einen StugA-PC oder einen Drucker kaufen. Inventar könnt ihr ebenfalls gut über die Preislisten des öffentlichen Dienstes kaufen, sprecht uns dafür einfach an. Anschaffungen in diesem Bereich sollten aber immer gut begründet sein.)
  • Veranstaltungen (z. B. Podiumsdiskussionen, Partys, Absolvent*innenfeiern und vieles mehr. Hier bitte die obenstehende Checkliste für Abrechnungen und die untenstehenden Punkte, wofür das Geld nicht ausgegeben werden darf, beachten!)
  • Druckkosten (z. B. Flyer für Veranstaltungen oder Protestaktionen)
  • Tagungen und Seminare (z. B. BuFaTas)
  • Erstifahrten und andere Ausflüge (Hier sollte das Ziel im Bereich des Semestertickets liegen, damit eine sparsame Mittelverwendung gegeben ist. Hängt Abrechnungen bitte unbedingt eine Teilnehmer*innenliste an. Wenn eine gebuchte Fahrt ausfällt, kann der AStA keine Stornierungskosten oder Ausfälle übernehmen, deshalb achtet darauf, dass das finanzielle Risiko einzelner möglichst gering ist!)

Da durch das Bremische Hochschulgesetz vorgeschrieben ist, dass die Finanzen des AStA regelmäßig einer Wirtschaftsprüfung unterzogen werden müssen, achtet bei euren Abrechnungen bitte auf eine Dokumentation durch Flyer, Protokolle etc., damit sich eure Ausgaben nachvollziehen lassen. Danke!

Wofür können Stugen keine Mittel ausgeben?

Für die Ausgaben der Studierendenschaft gelten recht strenge Regeln, die sich unter dem nicht sonderlich wohlklingenden Begriff „Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit“ subsumieren. Dieser lässt sich mit „Gebt das Geld nicht für unsinnige oder zu teuere Sachen aus!“ übersetzen. Im Blick zu behalten ist auch, dass die Kosten dem Nutzen gerecht werden, also wenn z. B. für eine Veranstaltung, die fünf Studierenden zugute kommt, mehrere hundert Euro ausgegeben werden, wäre dies eine Verletzung der Grundsätze von „Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit“. Die Mittel, über die ihr verfügt, sind letztlich die Beiträge aller Studierenden der von euch vertrenen Studiengänge. Dies solltet ihr bei der Tätigung von Ausgaben stets berücksichtigen. Im Nachfolgenden sind ein paar Beispiele aufgeführt für Dinge, die nicht aus Stugengeldern finanziert werden können.

  • Pizzabestellungen
  • Mietung der Partybahn der BSAG (zu teuer und zu wenig Platz im Vergleich z. B. zum Magazinkeller)
  • Essen/Trinken in Restaurants, Kneipen etc. (wenn dann nur in sehr, sehr geringem Umfang)
  • Außer für den Verkauf bei Partys wird generell kein Alkohol übernommen
  • Finanzierung von Lehrveranstaltungen/Exkursionen

Diese Liste wird wahrscheinlich noch weiter ergänzt.

Was passiert mit Einnahmen, die bei einer Veranstaltung gemacht werden?

Diese müssen grundsätzlich eingezahlt werden. Hierfür gibt es ein entsprechendes Formular, das ihr weiter oben auf dieser Seite findet.

Wann kommt die StuKo ins Spiel?

Die Stugenkonferenz (kurz StuKo) ist nicht nur Diskussionsforum und Beschlussorgan für Stellungnahmen der Bereichsstudierendenschaften zu bestimmten Themen, sondern verfügt auch noch einmal über eigene Mittel (ca. 20.000€), die Stugen auf Antrag und nach Beschluss durch die Mehrheit der anwesenden Stugen zur Verfügung gestellt werden können. Die StuKo kommt entweder dann ins Spiel, wenn mehrere Stugen z. B. eine gemeinsame Veranstaltung planen oder wenn der Etat eines StugA erschöpft ist. Nur in diesen Fällen ist es (nach der Finanzordnung) möglich, einen Antrag an die StuKo zu stellen. Die Abrechnung läuft genau wie bei „normalen“ Abrechnungen ab, nur dass das Protokoll und der Beschluss der Abrechnung beizufügen ist und der StuKo-Etat belastet wird. Bei mehreren antragsstellenden Stugen reicht die Unterschrift von einem der Finanzer*innen.

Können Gelder in das nächste Haushaltsjahr übertragen werden?

Ja. Fünfzig Prozent der verbleibenden Mittel eines StugA können auf Antrag in das nächste Haushaltsjahr übertragen werden. Hierfür muss der*die Finanzer*in des StugA einen begründeten Antrag bis Ende des Haushaltsjahres, also bis zum 31. März eines Jahres stellen. Weiter oben auf dieser Seite gibt es einen entsprechenden Vordruck.