Finanzen der studentischen GremienFinances of the student body

Auf dieser Seite finden Stugen-Finanzer*innen und Mitglieder anderer Gremien (FemRef, AISA, StuKo und AStA) alle Infos, die sie benötigen, um Abrechnungen durchzuführen und darüber, wie und wofür sie ihre Mittel verwenden können. Mein Anliegen ist es, den studentischen Gremien die Arbeit möglichst einfach zu gestalten, damit mehr Zeit für das Wesentliche, z. B. die poltische Arbeit, übrig bleibt. Falls ihr Fragen oder Anmerkungen habt, wie man noch weitere Verbesserungen vornehmen kann, schreibt mir einfach eine Mail an finanzen@asta.uni-bremen.de.

Finanzüberblick

Hier findet ihr eine Übersicht über die Budgets der studentischen Gremien sowie die Einnahmen und Ausgaben. Die Einnahmen und Ausgaben der Sugen im letzten Haushaltsjahr findet ihr in der untenstehenden Excel-Datei:

Gremien-Budgets Stand 6.6.2014 als xls-Datei

Stugen-Finanzen des vergangenen Haushaltsjahres als xls-Datei

Checkliste für Abrechnungen

Checkliste für Stugenabrechnungen

Formulare für Abrechnungen, Vorschüsse und Kostenübernahmen

Bitte beachtet die Hinweise auf den Formularen und im weiter unten stehenden FAQ. Ausgaben und Einnahmen sind immer getrennt abzurechnen, eine Verrechnung ist leider nicht möglich.

Abrechnungsformular für Ausgaben

Abrechnungsformular für Einnahmen (z. B. für die Einnahmen von Partys)

Vorschussformular

Kostenübernahmeformular für KFZ/Musikanlage (die Übernahme setzt eine Absprache und Reservierung beim Kfz- und Musikanlagenverleih voraus, eine unterschriebene Übernahme allein bedeutet nicht, dass Fahrzeug und/oder Anlage auch verfügbar sind)

Weitere Dokumente

Teilnehmer*innenliste

Reisekostenabrechnung

Honorarvertrag

Rechnung

Antrag auf Mittelübertragung

FAQ für Stugen-Finanzer*innen

Wenn ihr eine Frage haben solltet, die sich durch dieses FAQ nicht beantworten lässt oder Unklarheiten bestehen sollten, schreibt einfach eine Mail an finanzen@asta.uni-bremen.de oder kommt zu den Sprechzeiten bei mir vorbei!

Woher kommt eigentlich das Geld?

Im Semesterbeitrag, den ihr jedes Semester überweisen müsst, ist neben den Beiträgen für das Semesterticket oder Studentenwerk auch der AStA-Beitrag enthalten, den die Studierendenschaft für die Erfüllung ihrer Ausgaben nutzt. Aktuell sind das je Semester 12€ pro Person, die dem AStA, den Stugen, den autonomen Referaten und der Stugenkonferenz für ihre Arbeit zur Verfügung stehen. Die Verwaltung der studentischen Gelder übernimmt der AStA, dessen Finanzreferent*in jede Ausgabe auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit prüfen und mit Unterschrift bestätigen muss. Der Etat der Studierendenschaft beläuft sich für das Haushaltsjahr 2015/2016 auf ca. 444.000€. Ein Haushaltsjahr beginnt mit dem Sommersemester, also immer am 1. April und endet mit dem Wintersemester, also am 31. März.

Wie viel Geld hat jeder StugA zur Verfügung?

Nach der Finanzordnung stehen allen Stugen 15 Prozent der Studierendenschaftsbeiträge zur Verfügung. Für das Haushaltsjahr 2015/16 sind dies folglich 3,60€ (2*12€*0,15) pro Student*in, die*der durch einen StugA vertreten wird. Studierende, die zwei Fächer studieren, werden nur bei ihrem Haupt- bzw. Profilfach „gezählt“, Studierende, deren Fächer gleich gewichtet sind (z. B. Lehramtsstudierende), werden jeweils zur Hälfte gezählt. Der Mindestbetrag, den ein StugA erhält, sind 300€. Folglich wird, wenn ein StugA nur eine sehr geringe Anzahl von Studierenden vertritt, dessen Etat auf diese Höhe aufgestockt. Die Zahlen, die als Berechnungsgrundlage zu nehmen sind, werden jedes Semester auf der Seite des Finanzcontrollings der Uni veröffentlicht (“Bunte Blätter”). Hieraus errechnet das Finanzreferat dann die Mittel, die den einzelnen Stugen zur Verfügung stehen und veröffentlicht sie als Excel-Tabelle.

Wie kann ein StugA seine Mittel ausgeben?

Die Studiengangsauschüsse an der Uni Bremen führen offiziell keine Konten oder Kassen. Stattdessen werden alle Mittel durch den AStA verwaltet. Auf sein Geld kann ein StugA durch die Einreichung von Abrechnungen zugreifen, woraufhin der AStA dann Auslagen erstattet oder Rechnungsbeträge begleicht. Auch die Auszahlung eines Vorschusses ist möglich, der jedoch innerhalb von 30 Tagen abgerechnet werden muss. Die Abrechnungen müssen grundsätzlich immer durch den*die Finanzer*in eines StugA oder dessen*deren Stellvertreter*in unterschrieben werden, welche*r damit für die sachliche und rechnerische Richtigkeit garantiert. Ein unterschriebenes Protokoll der Wahl auf einer Vollversammlung (siehe Grundordnung) muss dem AStA vorliegen.

Wofür können Stugen ihre Mittel ausgeben?

Die Stugen sollen ihre Mittel dafür nutzen, die Aufgaben der verfassten Studierendenschaft in den Studiengängen und Fachbereichen zu erfüllen. Dazu zählt natürlich als wesentlichster Punkt die Interessensvertretung der Studierenden, aber auch Förderung von Sport & Kultur, Vernetzung und Austausch mit den Fachschaften anderer Hochschulen (z. B. auf BuFaTas) und die politische Bildung. Um diese Aufgaben erfüllen zu können, könnt ihr beispielsweise für folgende Dinge Geld ausgeben:

  • Büromaterial (Tacker, Locher, Papier etc. Hier bitte nicht bei überteuerten Schreibwarenläden kaufen, sondern einfach über das AStA-Büro bestellen, da wir die Preislisten des öffentlichen Dienstes nutzen können.)
  • Inventar (von eurem Etat könnt ihr euch z. B. einen StugA-PC oder einen Drucker kaufen. Inventar könnt ihr ebenfalls gut über die Preislisten des öffentlichen Dienstes kaufen, sprecht uns dafür einfach an. Anschaffungen in diesem Bereich sollten aber immer gut begründet sein.)
  • Veranstaltungen (z. B. Podiumsdiskussionen, Partys, Absolvent*innenfeiern und vieles mehr. Hier bitte die obenstehende Checkliste für Abrechnungen und die untenstehenden Punkte, wofür das Geld nicht ausgegeben werden darf, beachten!)
  • Druckkosten (z. B. Flyer für Veranstaltungen oder Protestaktionen)
  • Tagungen und Seminare (z. B. BuFaTas)
  • Erstifahrten und andere Ausflüge (Hier sollte das Ziel im Bereich des Semestertickets liegen, damit eine sparsame Mittelverwendung gegeben ist. Hängt Abrechnungen bitte unbedingt eine Teilnehmer*innenliste an. Wenn eine gebuchte Fahrt ausfällt, kann der AStA keine Stornierungskosten oder Ausfälle übernehmen, deshalb achtet darauf, dass das finanzielle Risiko einzelner möglichst gering ist!)

Da durch das Bremische Hochschulgesetz vorgeschrieben ist, dass die Finanzen des AStA regelmäßig einer Wirtschaftsprüfung unterzogen werden müssen, achtet bei euren Abrechnungen bitte auf eine Dokumentation durch Flyer, Protokolle etc., damit sich eure Ausgaben nachvollziehen lassen. Danke!

Wofür können Stugen keine Mittel ausgeben?

Für die Ausgaben der Studierendenschaft gelten recht strenge Regeln, die sich unter dem nicht sonderlich wohlklingenden Begriff „Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit“ subsumieren. Dieser lässt sich mit „Gebt das Geld nicht für unsinnige oder zu teuere Sachen aus!“ übersetzen. Im Blick zu behalten ist auch, dass die Kosten dem Nutzen gerecht werden, also wenn z. B. für eine Veranstaltung, die fünf Studierenden zugute kommt, mehrere hundert Euro ausgegeben werden, wäre dies eine Verletzung der Grundsätze von „Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit“. Die Mittel, über die ihr verfügt, sind letztlich die Beiträge aller Studierenden der von euch vertrenen Studiengänge. Dies solltet ihr bei der Tätigung von Ausgaben stets berücksichtigen. Im Nachfolgenden sind ein paar Beispiele aufgeführt für Dinge, die nicht aus Stugengeldern finanziert werden können.

  • Pizzabestellungen
  • Mietung der Partybahn der BSAG (zu teuer und zu wenig Platz im Vergleich z. B. zum Magazinkeller)
  • Essen/Trinken in Restaurants, Kneipen etc. (wenn dann nur in sehr, sehr geringem Umfang)
  • Außer für den Verkauf bei Partys wird generell kein Alkohol übernommen
  • Finanzierung von Lehrveranstaltungen/Exkursionen

Diese Liste wird wahrscheinlich noch weiter ergänzt.

Was passiert mit Einnahmen, die bei einer Veranstaltung gemacht werden?

Diese müssen grundsätzlich eingezahlt werden. Hierfür gibt es ein entsprechendes Formular, das ihr weiter oben auf dieser Seite findet.

Wann kommt die StuKo ins Spiel?

Die Stugenkonferenz (kurz StuKo) ist nicht nur Diskussionsforum und Beschlussorgan für Stellungnahmen der Bereichsstudierendenschaften zu bestimmten Themen, sondern verfügt auch noch einmal über eigene Mittel (ca. 20.000€), die Stugen auf Antrag und nach Beschluss durch die Mehrheit der anwesenden Stugen zur Verfügung gestellt werden können. Die StuKo kommt entweder dann ins Spiel, wenn mehrere Stugen z. B. eine gemeinsame Veranstaltung planen oder wenn der Etat eines StugA erschöpft ist. Nur in diesen Fällen ist es (nach der Finanzordnung) möglich, einen Antrag an die StuKo zu stellen. Die Abrechnung läuft genau wie bei „normalen“ Abrechnungen ab, nur dass das Protokoll und der Beschluss der Abrechnung beizufügen ist und der StuKo-Etat belastet wird. Bei mehreren antragsstellenden Stugen reicht die Unterschrift von einem der Finanzer*innen.

Können Gelder in das nächste Haushaltsjahr übertragen werden?

Ja. Fünfzig Prozent der verbleibenden Mittel eines StugA können auf Antrag in das nächste Haushaltsjahr übertragen werden. Hierfür muss der*die Finanzer*in des StugA einen begründeten Antrag bis Ende des Haushaltsjahres, also bis zum 31. März eines Jahres stellen. Weiter oben auf dieser Seite gibt es einen entsprechenden Vordruck.

Auf dieser Seite finden Stugen-Finanzer*innen alle Infos, die sie benötigen, um Abrechnungen für ihren StugA durchzuführen und weiterführende Informationen darüber, wie und wofür Stugen ihr Geld ausgeben können. Mein Ziel ist es, den Stugen und ihren Finanzer*innen die Arbeit möglichst einfach zu gestalten, damit mehr Zeit für die eigentliche Arbeit übrig bleibt. Falls ihr Fragen oder Anmerkungen habt, schreibt mir einfach eine Mail an finanzen@asta.uni-bremen.de. Auf eine gute Zusammenarbeit!

Finanzüberblick

Stugen-Finanzen, Stand 13.1.2014 als xls-Datei  (Berechnung noch nicht 100 %-ig sicher, aber in jedem Fall schon als Richtwert nutzbar.)

Abrechnungsformulare

Auf diesen Formularen steht eigentlich alles Wesentliche, das ihr für die Arbeit als Stugen-Finanzer*innen wissen müsst. Die Stugen führen keine eigenen Kassen oder Konten, sondern können über Abrechnungen auf die ihnen zustehenden Mittel beim AStA zugreifen. Eine Abrechnung ist immer auch formlos möglich, muss aber den Formalia auf den untenstehenden Formularen gerecht werden. Allgemeines Stugen-Abrechnungsformular Abrechnungsformular für Partys o. Ä. Stugen-Kostenübernahmeformular für KFZ/Musikanlage (die Übernahme setzt eine Absprache und Reservierung beim KFZ-Referat voraus, eine unterschriebene Übernahme allein bedeutet nicht, dass Fahrzeug und/oder Anlage auch verfügbar sind)

Weitere Dokumente

Teilnahmeliste Reisekostenabrechnung Honorarvertrag Rechnung Antrag auf Mittelübertragung

Stugen-FAQ (Work in Progress)

Wie viel Geld hat ein StugA?

Vom Etat, der dem AStA durch die Erhebung des AStA-Beitrages zur Verfügung steht, steht ein gewisser Anteil den so genannten Studiengangsausschüssen zu. Ein Studiengangsausschuss, abgekürzt StugA (Mehrzahl: Stugen), ist die Vertretung der Studierenden eines oder auch mehrerer Studiengänge. Den Stugen stehen insgesamt 15% der Studierendenbeiträge, die der AStA verwaltet, zur Verfügung. Bei einem AStA-Beitrag von 12 Euro im Semester sind das ca. 3,60 Euro pro Student*in und Jahr. Der Mindestsumme, die ein StugA erhält, sind jedoch mindestens 300 Euro, auch wenn ein StugA weniger Studierende vertritt, als er für diese Summe eigentlich vertreten müsste. Entscheidend für die Höhe eines StugA-Etats ist die Anzahl der Studierenden in denen von euch vertretenen Studiengängen und Abschlüssen. Diese Zahlen findet Ihr in den sogenannten „Bunten Blättern“ (http://www.finanzcontrolling.uni-bremen.de/daten/Aktuelle%20Bunte%20Blaetter.htm) auf der Uni-Homepage. (Für die Budget-Berechnung werden Nebenfach-Studierende nicht mitgezählt, weil diese ihrem Hauptfach zugeordnet werden.)

Wofür können Stugen ihr Geld ausgeben?

Ihre finanzielle Mittel können Stugen für verschiedenste Dinge ausgeben, z. B. für Fachschaftstagungen, O-Wochen-Frühstücke, Partys und Büromaterial. Für stugainterne Veranstaltungen (z.B. für ein StugA-Grillen) werden jedoch keine Kosten für Alkohol übernommen. Diese sind dann bei den Abrechnungen neben Pfandbeträgen zu streichen. Bei StugA-Partys, z.B. im Magazinkeller, kann Alkohol in der Aufrechnung der Ausgaben und Einnahmen mitabgerechnet werden. Der AStA leistet jedoch nur finanzielle Unterstützung, wenn eventuelle Einnahmen nicht größer sind als die Ausgaben, also nur, wenn überhaupt Geld benötigt wird. Im allgemeinen ist wichtig, dass jede Ausgabe durch die Aufgaben der Stugen begründet ist.

Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

Wie auch der AStA sind die Stugen verpflichtet nach den sogenannten „Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit“ zu handeln. Das heißt, dass Mittel möglichst effizient einzusetzen zu setzen sind. Diese Grundsätze beinhalten auch, dass nicht immer das, auf den ersten Blick, billigste Angebot zu wählen ist. Fiktives Beispiel: Ein Drucker der 150 Euro kostet und zehn Jahre hält, ist wirtschaftlicher als ein anderer, der 100 Euro kostet und nur fünf Jahre hält.

Anträge an die Stugenkonferenz

Zusätzlich zu den stugaeigenen Mitteln verfügt auch noch die Stugenkonferenz (kurz StuKo) über Gelder. Diese betragen 5% der Studierendenbeiträge. Bei der StuKo können Mittel entweder von mehreren Stugen, die ein gemeinsames Projekt oder eine Veranstaltung (z.B. eine Fachbereichsparty) durchführen wollen, beantragt werden oder von Stugen, deren Budget erschöpft ist.

Leisten von Unterschriften von Finanzbeauftragt*innen

Die Unterschrift muss bei einem StugA immer durch die/den Finanzbeauftragte/n geleistet werden, die/der bei einer Vollversammlung gewählt wurde. Unterschriebene Protokolle von Vollversammlungen sind deshalb dem AStA einzureichen.

Abrechnung beim Entstehen von Einnahmen

Zusätzlich zu dem, was auch für normale Antragssteller*inne bei Veranstaltungen gilt, müssen Stugen, wenn sie Erstattungen per Überweisung erhalten möchten, vorher ihre Einnahmen dem AStA überweisen. Bei Barkassenabrechnungen kann „verrechnet“ werden. Bei Stugen werden die Einnahmen deren Budget gutgeschrieben.